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Dicas rápidas para melhorar sua comunicação no trabalho e na vida

April 29, 2018

Quanto mais avanço na esfera do Executive e do Business Coaching -- coaching para empresas -- mais vejo que a COMUNICAÇÃO é o grande gargalo organizacional. Por problemas com ela equipes rendem menos, funcionários desanimam, chefes perdem a mão, trabalhos são refeitos, dinheiro é perdido, tempo nem se fala... 

 

O mesmo vale para a esfera pessoal!

 

As pessoas têm falhado na comunicação. Faço essa afirmação um tanto generalizada não só pela experiência no coaching empresarial, mas pela simples observação da internet! Talvez tenha sempre sido assim, mas hoje está escancarado a cada comentário de rede social, a cada frase (mal) escrita no grupo mais próximo de Whats App, é ou não é?! 

 

 

Basta navegar pelos comentários de qualquer rede para constatar que vivemos uma crise de interpretação de texto. Escreve-se mal. Pontua-se mal. Entende-se mal. Responde-se mal.

 

Pareço um professor de português daqueles inconformados falando, mas nãããoooo: acho que a língua é viva, escrevo "pra vc"numa boa, abraço maneirismos e adoro enfiar inglês, francês e espanhol nas minhas frases... Só que como jornalista e coach que sou, quero que a comunicação melhore para que as relações entre as pessoas melhore e consequentemente a vida delas seja mais fácil, mais produtiva, mais tudo! 

 

Tudo começa entendendo que comunicar é sobre o outro! 

 

Em termos de comunicação, quando o outro não entende o que você diz é SUA função melhorar a maneira como fala, escreve ou gesticula.

 

No âmbito profissional, mais ainda -- porque o interesse em transmitir mensagens adequadas é todo seu!

 

Para ajudar você a evitar problemas de comunicação no dia a dia, selecionei aqui uma série de dicas bem vida real, do tipo que dá para aplicar no seu próximo e-mail de trabalho ou na mensagem de WhatsApp.

 

1) Encontre o lide

No jornalismo, usamos o conceito de lide, a informação que vai no início do texto e responde às clássicas perguntas "o quê?, quando?, como?, onde?, por quê?".

 

Tente perguntar a si mesmo quando tiver uma reunião ou for escrever um e-mail: "em poucas palavras, qual é a principal mensagem que quero transmitir aqui? Qual o meu lide?".

 

Acredite, só essa técnica de encontrar o lide pode mudar toda a sua forma de se comunicar. E vai economizar tempo de reuniões improdutivas -- quiçá vai poupar você de se alongar nas DRs na sua casa.  

 

2) Seja breve em textos e áudios 

O lide é sobre ser direto e específico, mas também sobre ser breve. Uma premissa que ajuda muito: até que se prove o contrário, a outra pessoa não tem tempo para muita enrolação e, se quiser mais informações, vai perguntar ou dar abertura para que você detalhe.

 

Vá para sua chefia com perguntas do tipo sim/não; escreva o mínimo que precisar nos e-mails, não solte áudios infindáveis no Whats App, começando com "Então...". Economize seu tempo e o do outro. É um sinal de respeito também.

 

Dica extra: sempre dê o lide por texto antes de mandar um áudio. A pessoa precisa saber se é urgente ou se é OK ouvir depois!  

 

3) Evite formalidade demais

Mandar um "atenciosamente" em um ambiente menos formal de trabalho soa estranho. Os códigos de linguagem de cada profissão variam, então tente investigar como seu interlocutor escreve seus e-mails ou seus textos nas redes sociais.

 

Modele o comportamento e os termos usados pelas pessoas que estão na posição que você almeja. Aja como se já fosse um deles :-) Essa é uma técnica poderosa de comunicação e de vendas que aproxima as pessoas e ajuda na persuasão. Só comece de leve, aderindo a um outro elemento, para não ficar forçado...

 

 

O nível de formalidade das pessoas ao redor vai dar margem a você mandar um "grato", "muito obrigado!", talvez até um "valeu". Essas pequenas variações influenciam em como você é percebido e em quanta abertura quer dar aos outros.

 

4) Consulte a ABL

A velha e boa Academia Brasileira de Letras tem um espaço de busca no vocabulário, que merece estar nos seus favoritos para não errar ortografia. Não custa nada, vai?

 

5) Na dúvida, prefira palavras que conheça

Quando o e-mail ou a mensagem estão sendo mandados na pressa, a dica mais banal e preciosa é: use sinônimos toda vez que não tiver certeza de como se escreve uma palavra. Vá pelo mais simples, porém correto.

 

6) Divida seu e-mail em tópicos

Assim você dá a opção de a pessoa bater o olho e entender o conteúdo de maneira geral ou ler em etapas caso seja interrompida no meio.

 

Textões maçantes são inadequados para o dia a dia de trabalho, então, quando o tema realmente requerer mais palavras, faça listas, enumere, divida -- como neste post que você está lendo.

 

Ainda assim, você pode ter algum grau de simpatia, mandar sempre obrigada e abraços ou beijos. Gentileza e simpatia pode estar ali de maneira breve, sim! 

 

7) Seja específico no assunto

O assunto do e-mail não deve ser algo como "contato" ou "follow up". Use palavras mais específicas para que a pessoa já saiba de fato do que se trata.

 

Além disso, um assunto bem feito facilita a busca depois. Você não quer se perder na caixa lotada dos outros, afinal.

 

8) Não use espaçamento antes do ponto final

Esmero na formatação não faz mal a ninguém... Basta juntar pontos a palavras -- veja como eu coloco o ponto final aqui.

 

Uniformize a fonte e a cor dos e-mails e evite excesso de emojis no trabalho. Sei que parece básico, mas muita gente erra a mão na falta de revisão de texto e na informalidade na empresa. 

 

9) Economize nas exclamações e nas letras maiúsculas

Ambos podem ser entendidos como sinais de braveza ou grosseria no ambiente profissional. A linguagem escrita dá margem, como já disse, a inúmeras interpretações equivocadas.

 

Várias exclamações juntas transmitem impaciência ou ainda uma empolgação infantil e exagerada para assuntos de trabalho (você não quer ser visto como a turma abaixo, certo?).

 

Já as letras maiúsculas são entendidas como grito para alguns.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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